退勤・欠勤の多い従業員がいます。減給処分にしたいのですが、可能ですか？

退勤や欠勤の多い従業員に反省を促すためにも減給処分は有効です。ただし、決定までには減給処分に関する手順を踏む必要があります。この手順を欠いて減給処分にすると、当処分が無効になる可能性があるため注意が必要です。

本記事では、退勤や欠勤が多い従業員に減給処分が可能な理由と、当該従業員を減給処分にするまでの手順などを解説します。

執筆者：FINANCIAL FIELD編集部（ふぁいなんしゃるふぃーるどへんしゅうぶ）

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1 減給処分とは
2 退勤や欠勤の多い従業員への減給処分は可能か
3 減給処分を科すための手順
4 就業規則にない減給処分を行うと訴えられる可能性がある

減給処分とは

減給処分は、会社が労働基準法に基づいて就業規則に規定する従業員への懲戒処分の1つです。なお、1回の問題行動に対する減給処分の額は、「平均賃金の1日分の半額以下」でなければいけません。

また、従業員が減給処分に該当する問題行動を繰り返したとしても、減給の総額は「1回の賃金支払いにおける賃金の総額の10分の1以下」に抑える必要があります。

退勤や欠勤の多い従業員への減給処分は可能か

所定労働日と所定労働時間に過不足がないように労務を提供することは、労働者に課せられた基本的な義務です。そのため、所定労働日に欠勤が多かったり、所定労働時間を満たさずに退社する回数が多かったりする場合は、この義務が果たせていないことになります。

人事院の「懲戒処分の指針について」には、「正当な理由なく、10日以内または11日以上20日以内の間欠勤した職員は減給処分」にするという規定があります。人事院は民間企業ではありませんが、就業規則などに同じような規定があれば減給処分は可能であると考えられます。

減給処分を科すための手順

退勤や欠勤を繰り返す従業員に減給処分を科すためには、以下のような手順を踏む必要があります。

1．就業規則に明記しておく

常時10人以上の労働者を雇用する会社は就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。就業規則に明記するのは、始業および終業時刻、休憩時間、休日、賃金、退職、懲戒などに関する規定です。懲戒処分の種類と、それぞれの処分が適用されるケースについても明記します。

2．退勤や欠勤の理由を確認する

退勤や欠勤が減給処分に該当するかどうかを確認するために、従業員に事情聴取を行って退勤や欠勤の理由を聞き取りましょう。その理由が就業規則に明記されている減給処分に該当するケースであれば、次の手順に進みます。

3．書面による注意を行う

退勤や欠勤の理由が減給処分に該当するケースであっても、まずは書面による注意を行って反省を促しましょう。従業員の行動が改善されれば減給処分は行わず、その意思がないと判断した場合は減給処分の手続きに入ります。

4．弁明の機会を与える

就業規則に懲戒処分を決定する前に弁明の機会を与えることが明記されている場合は、その規定に従って弁明の場を設けましょう。

5．懲戒処分を決定する

減給処分にするかどうかの最終決定は、中小企業なら社長、大企業なら人事部長などの人事権を持つ人が行います。処分が決定した場合は「懲戒処分通知書」を作成して、従業員にその旨を伝えます。

就業規則にない減給処分を行うと訴えられる可能性がある

退勤や欠勤の多い従業員に減給処分を科すことは可能です。ただし、そのためには就業規則にその旨が明記されている必要があります。そのうえで減給処分に関する手順を踏んで手続きを進め、最終的に人事権を持つ人が決定します。

なお、就業規則に減給処分の規定がないのに減給した場合は、従業員から訴えられる可能性があるため注意しましょう。