旅費規程は節税に有効？メリットと作成のポイントを解説

税金を少しでも低く抑えたい、と考えている企業経営者や経理担当者は少なくないでしょう。企業における節税の方法は多々あるものの、頻繁に出張が発生する企業であれば、旅費規程の作成が有効です。
 
本記事では、旅費規程の概要や作成するメリット、作成する際の注意点などについて解説します。

旅費規程とは

旅費規程とは、出張で発生する飛行機代や電車代などの交通費、ホテルへの宿泊費、出張手当など、出張関連の諸経費をルール化したものです。
 
例えば、出張で利用するビジネスホテルの金額は1万円まで、従業員の出張手当は2万円まで、といったルールを作成します。
 

旅費規程を作成するメリット

企業が旅費規程を作成するメリットとして、節税が可能である点が挙げられます。また、出張が多い企業であれば、経理担当者の負担を大幅に軽減できるほか、出張計画を立てやすくなることもメリットとして挙げられます。
 

節税ができる

旅費規程の作成によって節税ができる点は、大きなメリットといえます。従業員や役員などが出張した際に支払う出張手当は、旅費規程に基づいて支給できます。旅費規程に基づいて支給された手当は、事業に要したコスト、すなわち経費として計上できるため、法人税や消費税、住民税などの節税に有効です。
 
支払った出張手当がすべて経費計上できるというわけではないため、注意が必要です。あくまで、旅費規程に定められていれば、という話になります。
 

経理担当者の負担軽減

出張費用に関するさまざまなルールを旅費規程として定めておけば、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。領収書を個別に確認しつつ、申請書類の内容と照らし合わせるといった手間が少なくなり、スムーズに業務を遂行できます。
 

出張計画を立てやすい

旅費規程には、交通費や宿泊費に関するルールが細かく定められているため、出張へ行く従業員は、それに基づいて計画を立てられます。その都度、「新幹線は指定席でいいのか」「このホテルに泊まってもいいのか」などと迷うことがなくなり、効率的に出張計画を立てられる点はメリットといえます。
 

旅費規程の作成手順

旅費規程を作成する際には、やみくもに取り組まず、正しいプロセスで進めましょう。基本的には、目的を決める→対象範囲を定義する→出張を定義する、というプロセスで進めます。
 

目的を決める

旅費規程の目的を決めるためのプロセスです。なんのために旅費規程を作成するのかを記載しましょう。例えば、「当該規程は、就業規則第〇条に基づき、役員および従業員が出張する際の費用について定める」といった具合に明記します。
 

対象範囲の定義

旅費規程を適用する対象範囲を定めるためのプロセスです。基本的に、旅費規程の対象となるのは、企業に属するすべての従業員・役員です。ただ、企業によっては、アルバイト従業員や契約社員などが出張に出掛ける、といったこともあるでしょう。このようなケースが想定されるのならば、その旨を別途記載します。
 

出張を定義

どのようなケースにおいて旅費を支給するのかを定義するためのプロセスです。例えば、出張先までの距離が100km以上あるときは出張とする、ホテルなどへの宿泊を伴うケースは出張とする、といった具合に定義します。多くの企業では、移動距離によって、出張かどうかを定義しているようです。
 

旅費規程作成の注意ポイント

旅費規程を作成する際には、設定した金額が妥当であるかどうかを考えなくてはなりません。設定した交通費や宿泊費が高額すぎると、税務調査の対象にもなりかねません。経費として計上できなくなる可能性もあるため、妥当な金額に設定しましょう。
 
イレギュラーな事態の発生や、不慮のトラブルに遭遇したときの、対応ルールも定めておくと安心です。例えば、災害でやむなく出張の日数が延びたときの費用にはどう対処するか、などです。いざというときのルールが決まっていると、従業員も安心できます。
 

旅費規程の導入で効果的な節税を

旅費規程の導入によって、企業は節税を実現できるほか、経理担当者の負担軽減にも役立ちます。正しいプロセスに沿って作成し、節税に生かしましょう。
 
作成時には、妥当な金額を設定することや、トラブル発生時のルールを定めておくことなども、大切なポイントになります。
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー