出張で新幹線を利用するたびに上司から「早割じゃなくて通常料金で取って」と言われます。会社の経費だから気にするなと言われますが問題ないのでしょうか？

出張時の交通費は、会社が負担してくれるとはいえ、その取り扱いには注意が必要です。新幹線の早割や通常料金など、どの料金でチケットを取るかによって、社内での扱いや経理処理が変わることもあります。なぜ、割引があるのに、あえて通常料金を選ぶのでしょうか？ ルールに従っていれば問題はないのでしょうか？
 
本記事では、出張時の新幹線代にまつわる素朴な疑問を、制度や実務の観点から解説していきます。

出張費は「通常料金」でないとダメなの？

新幹線のチケットには、当日に買う「通常料金」のほか、「早割」や「早特」などの割引チケットがあります。早めに予約すれば、同じ区間でも数千円安くなることもあるため、「早割を使えば経費を節約できるのでは？」と思うのは自然なことです。
 
結論から言えば、早割を使ってもまったく問題はありません。会社にとっては、目的地までの正当な移動手段であり、業務に必要な支出であれば、通常料金でも早割でも旅費交通費として計上できます。むしろ、コストを抑えられる早割のほうが望ましいと考える企業もあります。
 

それでも「通常料金」を選ぶ理由とは？

それでも、「通常料金で取って」と言う上司がいるのは、なぜなのでしょうか？考えられる理由は、以下の3つのようなものです。
 
1つ目は、会社のルールや旅費規程でそう決められている場合です。例えば、「移動費は通常料金を基準（上限）とする」と明記されていると、たとえ早割のほうが安くても、会社としては通常料金を上限として処理するのが原則になります。
 
2つ目は、経理処理を簡単にするためです。早割は予約時期が決まっていたり、変更やキャンセルに制限があったりします。そのため、予定変更が多い出張では扱いづらいのが実情です。急なスケジュール変更に対応できるよう、あえて通常料金を選ぶケースも少なくありません。
 
3つ目は、領収書の取り扱いが難しいことがあるためです。早割をネットで予約すると、領収書が発行されない場合や後日申請が必要な場合があり、経費精算に手間がかかります。経費精算には証拠書類が必要なため、煩雑さを避けるために通常料金を選ぶ、という背景もあります。
 
このように、「通常料金で取る」ことには、経理面や実務上の理由があることが多いのです。
 

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モヤモヤを感じたら、まず会社のルール確認を

もし、「早割を使えば安く済むのに……」と感じるのであれば、まずは会社の出張旅費規程や経費精算のルールを確認しましょう。そこに、「通常料金で精算」と明記されていれば、それに従うのが基本です。
 
一方で、特に決まりがない場合は、早割を使うことも可能です。ただし、早割を利用する際は、次の点を必ず確認・対応しましょう。
 

・事前に上司や経理担当者に相談しておく
・領収書や支払い明細など、証拠書類をきちんと保管する
・予定変更のリスクがある場合は、早割のキャンセル条件を確認しておく

 
これらを意識すれば、トラブルを避けながら、経費を節約することも可能になります。
 

出張費のルールと会社の方針を理解して、トラブルのない経費精算をしよう

出張で新幹線を使う際、早割でも通常料金でも、正しく処理すればどちらも経費として問題ありません。ただし、実際には会社のルールや経理の都合で、通常料金を選ぶよう指示されることもあります。
 
そうした指示に対して疑問を感じたときは、まずは会社のルールを確認し、必要に応じて上司や経理担当に相談してみるのがよいでしょう。また、早割を利用したいと考える場合も、事前に承認を得ておくことでトラブルを防ぐことができます。
 
日々の出張対応を円滑に進めるためにも、制度や実務の背景をきちんと理解し、納得感のある形で経費を申請できるようにしておきましょう。
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー

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