ネット限定プランで宿泊予約！しかし「紙の領収書は発行していません」とのこと…経理からは「原本を提出して」と言われたのですが、どう証明すべきでしょうか？
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紙の領収書が出ない理由は「現金の授受がない」から
予約サイト経由で事前決済すると、ホテルのフロントでは代金の受け取りが発生しません。そのため、紙の領収書をホテル側が発行しない運用があります。代わりに、予約サイトのマイページで領収書や明細書をダウンロードできる形が一般的です。
ここで大事なのは、経理が求める原本が紙に限られる時代から、電子データを前提にした保存へ移りつつある点です。国税庁の電子帳簿保存制度の案内でも、電子取引のデータ保存義務や保存方法が整理されています。社内のルールが追いついていないと、現場が困ります。
経理に出すべき証明は、まず「電子の領収書や宿泊明細書」
税務上は、適格請求書や適格簡易請求書は名称を問わず、記載事項を満たしていれば領収書である必要はない、という考え方が示されています。予約サイトで事前決済した場合に、領収書ではなく宿泊明細書などで必要事項を満たす書類を交付することが考えられる、という整理もあります。
つまり、紙の領収書がないなら、予約サイトが出す領収書データ、宿泊明細、決済完了画面、カード利用明細などを組み合わせ、取り引きの事実を示すのが現実的です。
経理が見たいのは、いつ、誰が、どこに、いくら支払ったかという取引情報です。予約サイトの書類にそれがそろっているかを確認し、足りない場合はホテル名や宿泊日が分かる明細を追加します。
紙の原本提出と言われたときの落としどころは「社内の証憑ルール更新」
原本提出という言葉は、紙しか想定していない運用から来ていることが多いです。電子取引を紙に印刷して保存するだけでは足りない場合があるなど、電子帳簿保存法は保存の考え方が変わっています。国税庁の一問一答でも、電子取引データの保存のための事務処理規程など、運用の整備に触れています。
そこで、個人としては、今回の出張精算を通すために、経理に次の提案をすると話が進みやすいです。
紙の原本が存在しない取り引きであること、予約サイトの電子領収書と宿泊明細を提出し、社内の保存は電子で行う、という形です。経理が紙を欲しがるのは監査対応のためなので、電子データをファイル名と保存場所まで決めて保管する運用にすれば、むしろ管理がしやすくなります。
まとめ
紙の領収書が出ない宿泊予約でも、証明の方法はあります。予約サイトの電子領収書や宿泊明細は、名称が領収書でなくても必要事項を満たせば足りる、という整理が示されています。
まずは電子の領収書類を揃え、宿泊日や金額が分かる形で経理に提出しましょう。それでも原本と言われたら、紙が存在しない取引であることを丁寧に説明し、電子保存を前提に社内ルールを更新する提案をしてみてください。経理が求めるのは形式よりも取り引きの確かさなので、同じゴールを共有できれば解決は近づきます。
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
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