会社PCの“アダプター”を在宅用に「自費購入」。後日、経費精算したら“却下”されてショック…。“業務上必要な物品”なのになぜ？会社経費について解説！
特に、ノートパソコンの電源アダプター（ACアダプター）は大きくかさばるため、毎日の通勤で肩や腰への負担を感じている方も多いでしょう。
この記事では、テレワークにおける備品購入の自己負担ルールと、会社が経費精算に慎重になる「税務上の理由」、そしてトラブルを防ぐための正しい対処法を詳しく解説します。
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会社が費用を必ず全額負担するとは限らない
業務で使うパソコンのアダプターなのだから、会社が費用を出して当然と思うかもしれません。しかし法律上、会社がテレワークにかかる費用を必ず全額負担しなければならないという絶対的な義務はありません。
労働基準法第89条第1項第5号では、「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない」と規定されています。
つまり、パソコンの周辺機器などの作業用品の費用を「従業員の自己負担」とすること自体は違法ではなく、会社と従業員の間でルールを決め、就業規則やテレワーク規定に明記していれば可能だということです。
ただし、厚生労働省のガイドライン等では、テレワークを行うことによって労働者に過度な負担が生じることは望ましくないとされています。そのため、費用負担については導入前に労使で十分に話し合い、ルールを定めておくことが重要視されています。
パソコン周辺機器は会社が貸与するケースが一般的
では、一般的に企業はパソコンの周辺機器にかかる費用をどのように扱っているのでしょうか。
テレワーク導入企業の多くでは、パソコン本体や周辺機器（アダプターを含む）、スマートフォンなどの情報通信機器については、会社が購入したものを従業員に「貸与」するケースが一般的です。この場合、基本的には全額を会社負担としている企業が多い傾向にあります。
会社が機器を「貸与」するのには、セキュリティ管理を徹底し、情報漏洩やウイルス感染のリスクを下げるという重要な目的があります。
そのため、就業規則において「業務に使用する通信機器は会社が貸与するものに限る」と定めている会社も多く、従業員が独断で自費購入した私物を業務に使うことは、たとえ善意であっても社内ルール違反となるおそれがあります。
自費購入の精算には税務上の注意点がある
実は、会社が従業員による自費購入の精算を渋る、あるいは認めない背景には、ルール違反やセキュリティの問題だけでなく「税務上の扱い」という非常に現実的な理由が存在します。
国税庁の見解によると、会社が所有する事務用品や備品を従業員に「貸与」する場合、それは従業員の給与として課税されることはありません。
しかし、従業員が自費で購入した備品の代金を会社が精算（支給）し、かつその備品の所有権が従業員個人のものになる場合、それは従業員に対する「現物給与」とみなされ、所得税の課税対象となってしまうのです。
これを避けて非課税の経費として会社に精算してもらうためには、「会社がそのアダプターの所有権を持ち、あくまで従業員に『貸与』している形にする（＝業務で使用しなくなった際は会社に返却する）」といった厳密な手続きが必要になります。
つまり、「勝手に買って領収書だけ持ってくる」という精算方法は、会社の税務処理を非常に煩雑にし、場合によっては従業員自身の所得税が増えてしまうリスクをはらんでいるのです。
「毎日重いアダプターを持ち運ぶのは辛い、でも自腹は切りたくないし、税金のトラブルも避けたい」という場合、以下のような手順で会社に相談するのがベストです。
1. 自社の「就業規則」や「テレワーク規定」を確認する
まずは、作業用品の費用負担について就業規則にどのように定められているかを確認しましょう。パソコン周辺機器の購入費用が「自己負担」と明記されているか、「会社負担（貸与）」とされているかでアプローチが変わります。
2. 自費購入する前に、会社に「貸与」を相談する
決して独断で先に購入してはいけません。上司や総務などの担当部署へ「持ち運びが身体的負担になっているため、在宅用にもう1つアダプターを会社から『貸与』してもらえないか」と相談しましょう。
もし貸与が難しい場合でも、「一時的に自費で立て替え購入し、それを会社の備品として経費精算（＝会社からの貸与扱いとする）することは可能か」を購入する前に確認し、許可を得ることが鉄則です。
まとめ
テレワークにおける備品の費用負担は、法律で「必ず会社が支払う」と決まっているわけではなく、各企業の就業規則によって異なります。また、安易な自費購入と事後精算は、セキュリティ上の問題だけでなく、給与課税（所得税）という税務上のトラブルを招く要因にもなります。
アダプターの重さに悩んでいる方は、自己判断でお金を使う前に、まずは自社のルールを確認し、担当部署へ「貸与」や「正しい手続きでの立て替え」について事前相談を行いましょう。
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー
