電車代を「一番高い経路で申請している」と言ったら、同僚に「ズルい！」と言われました。差額は「3000円」ほどですが、実際の経路で申請すると経理部に迷惑ですよね…？
しかし、交通費精算は原則として実際に発生した費用を申請するものです。差額が3000円でも、事実と異なる申請を続けると、不正受給と見なされる可能性があります。経理部に迷惑をかけないためにも、自己判断ではなく会社のルールを確認することが大切です。
ファイナンシャルプランナー
FinancialField編集部は、金融、経済に関する記事を、日々の暮らしにどのような影響を与えるかという視点で、お金の知識がない方でも理解できるようわかりやすく発信しています。
編集部のメンバーは、ファイナンシャルプランナーの資格取得者を中心に「お金や暮らし」に関する書籍・雑誌の編集経験者で構成され、企画立案から記事掲載まですべての工程に関わることで、読者目線のコンテンツを追求しています。
FinancialFieldの特徴は、ファイナンシャルプランナー、弁護士、税理士、宅地建物取引士、相続診断士、住宅ローンアドバイザー、DCプランナー、公認会計士、社会保険労務士、行政書士、投資アナリスト、キャリアコンサルタントなど150名以上の有資格者を執筆者・監修者として迎え、むずかしく感じられる年金や税金、相続、保険、ローンなどの話をわかりやすく発信している点です。
このように編集経験豊富なメンバーと金融や経済に精通した執筆者・監修者による執筆体制を築くことで、内容のわかりやすさはもちろんのこと、読み応えのあるコンテンツと確かな情報発信を実現しています。
私たちは、快適でより良い生活のアイデアを提供するお金のコンシェルジュを目指します。
交通費は会社規程に従って申請するのが基本
電車代の申請で最初に確認すべきなのは、会社の経費精算規程や旅費交通費規程です。会社によって、交通費の申請方法は異なります。
実際に利用した経路の運賃を精算する会社もあれば、最短経路や最安経路を基準にする会社もあります。通勤手当の場合は、合理的な経路や会社が認めた経路を基準に支給されることが多いでしょう。
そのため、「一番高い経路で申請している」ことが必ず違反とは限りません。たとえば、会社が事前にその経路を承認している場合や、乗り換えの少なさ、所要時間、安全性、業務上の必要性などから高い経路が合理的と認められる場合もあります。
一方で、実際には安い経路を使っているのに、会社に無断で高い経路を申請して差額を受け取っている場合は注意が必要です。会社が「実費精算」としているなら、実際に支払った金額より高く申請することは、事実と異なる申請になります。
経理部に迷惑をかけないために高い経路で申請しているつもりでも、会社から見ると「本当にその経路を使ったのか」「なぜ高い経路で申請したのか」と疑問を持たれる可能性があります。まずは、会社がどの基準で交通費を認めているのかを確認しましょう。
差額3000円でも不正受給と見られる可能性がある
「差額は3000円だけだから大きな問題ではない」と思うかもしれません。しかし、経費精算では金額の大小より、事実と違う申請をしたかどうかが問題になります。
たとえば、実際には片道300円の経路を使っているのに、片道500円の経路で申請している場合、1回ごとの差額は小さくても、回数が増えれば金額は大きくなります。月3000円でも、1年続けば3万6000円です。長期間続けば、会社から返還を求められる可能性があります。
さらに、故意に高い経路で申請していたと判断されると、就業規則違反として注意、始末書、懲戒処分などの対象になることも考えられます。悪質と見られれば、会社との信頼関係にも影響します。交通費は給与とは別に支給されることが多いため、会社は申請内容の正確性を重視します。
同僚から「ズルい」と言われたのは、単なる感情論ではなく、会社のお金を実際より多く受け取っているように見えるためです。自分では経理のためと思っていても、周囲には不公平に映ることがあります。少額でも、誤解を招く申請は避けたほうがよいでしょう。
経理部に迷惑かどうかは自分で判断しない
「実際の経路で申請すると、経理部に迷惑なのでは」と考える人もいるかもしれません。しかし、経理部にとって本当に困るのは、処理が少し増えることより、規程と違う申請や事実と異なる申請が後から見つかることです。
経理部は、会社のルールに従って交通費を処理する部署です。利用経路が複数ある場合でも、会社が求める情報を正しく入力すれば、それに沿って確認してくれるはずです。
もし申請画面に実際の経路を入れにくい、候補に出てこない、定期区間との関係で分かりにくいといった事情があるなら、勝手に高い経路で申請するのではなく、経理部に相談しましょう。
相談するときは、「実際にはこの経路を使っていますが、申請システムでは別経路が表示されます。どのように申請すればよいですか」と具体的に聞くとよいです。通勤手当なら、会社が承認した通勤経路を変更する手続きが必要になる場合もあります。出張や外出交通費なら、領収書やICカード履歴の提出を求められることがあります。
会社によっては、実費ではなく「会社が認めた合理的経路」で定額支給する場合もあります。その場合は、実際にその日使った経路と完全に一致しなくても問題ないことがあります。だからこそ、自己判断ではなく、規程と経理部の指示を確認することが重要です。
まとめ
電車代を一番高い経路で申請している場合、それが会社に承認された経路であれば問題にならないこともあります。しかし、実際には安い経路を使っているのに、会社に無断で高い経路を申請しているなら、不正受給と見なされる可能性があります。
差額が3000円でも、事実と異なる申請を続ければ、返還請求や社内処分につながるおそれがあります。経理部に迷惑をかけないつもりでも、会社にとっては正確な申請のほうが重要です。
まずは会社の交通費規程を確認し、実際の経路で申請すべきか、会社が認めた経路で申請すべきかを経理部に相談しましょう。少額だから大丈夫と考えるより、早めに正しい申請方法へ直すことが、自分の信頼を守る一番確実な方法です。
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー
