会社に一番高いルートの交通費を申請したら、経理に確認されました。夫に“実際に使っていないなら危ないよ”と言われましたが、不正受給になるのでしょうか？
通勤手当は、実際の通勤に必要な費用として支給されるものです。会社の規定に反した申請をすると、不正受給と判断されるおそれがあります。また、税務上も、通勤手当が非課税になるのは合理的な通勤経路に基づく金額です。経理から確認された場合は、早めに正しい経路を説明し、必要なら申請を修正しましょう。
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通勤手当は実際の通勤に必要な費用として支給される
通勤手当は、従業員が自宅から勤務先まで通うために必要な費用を会社が補助するものです。会社の制度によって、定期代を全額支給する場合もあれば、上限を設けている場合もあります。
ただし、どの会社でも基本になるのは、就業規則や通勤手当規定です。多くの会社では、最も安い経路、合理的な経路、会社が認めた経路などを基準に支給額を決めています。そのため、従業員が自由に一番高いルートを選んで申請できるとは限りません。
たとえば、実際には月2万円のルートで通勤しているのに、月3万円のルートを申請して差額を受け取っている場合、会社から見ると本来支払う必要のない手当を支給していることになります。本人に悪気がなくても、事実と違う申請であれば問題になる可能性があります。
経理が確認するのは、会社のお金を正しく支給するためです。交通費は毎月発生するため、少しの差額でも年間では大きな金額になります。確認された時点で、実際の通勤経路と申請内容が合っているかを見直しましょう。
また、通勤経路は労災保険の取り扱いにも関わるため、事故が起きた際に通勤経路が確認される可能性もあります。 万一に備えても、実際の通勤経路を正しく申請しておくことが大切です。
実際に使っていない高いルートは不正受給と見られることがある
実際に使っていない高いルートで交通費を申請し、その金額を受け取っている場合、不正受給と判断されることがあります。不正受給とは、本来受け取れないお金を、事実と違う申請などによって受け取ることです。
たとえば、会社には有料特急を使うルートで申請しているのに、実際には普通電車だけで通勤している場合が考えられます。また、引っ越し後も古い住所の高い定期代を申請し続けるケースも問題になりやすいです。これらは、会社に正しい情報を伝えていない点が大きなリスクになります。
発覚した場合、差額の返還を求められることがあります。金額や期間、会社の規定によっては、注意や始末書だけでなく、懲戒処分の対象になる可能性もあります。悪質と判断されると、職場での信頼を失うことにもつながります。
実際に、かどや製油事件（東京地判平11.11.30）では、4年半にわたり、通勤手当として約231万円を不正に受給していたことが問題になりました。従業員は東京都品川区に居住していたにもかかわらず、住民票を栃木県宇都宮市に移し、虚偽の住所を会社に申告していました。
虚偽申告の悪質性や金額の大きさなどから、懲戒解雇は有効と判断されています。なお、不正に受け取った約231万円については、返還請求の対象となりました。
「みんな少しくらいやっている」と考えるのは危険です。通勤手当は給与明細に毎月記録され、住所変更や定期券の確認、在宅勤務の増加などをきっかけに見直されることがあります。早めに修正するほど、トラブルを小さくできます。
税務上も合理的な経路でなければ非課税にならない
通勤手当は、税金の面でもルールがあります。電車やバスなどの通勤手当が非課税になるのは、通勤のための運賃、時間、距離などを考えて、最も経済的かつ合理的な経路や方法による金額です。つまり、実際に使っていない高いルートや、合理性のないルートの金額まで非課税になるわけではありません。
通勤手当の非課税限度額は15万円であることが国税庁HPに明記されています。もし会社が誤って高いルートの金額を非課税の通勤手当として処理していた場合、税務処理にも影響する可能性があります。本来は給与として課税すべき部分があると判断されることも考えられます。
別の見方をすれば、経理が通勤ルートを確認するのは、単に支給額を抑えるためではありません。社員に適切な通勤手当を支給し、万が一の際に必要な確認をスムーズに行うためでもあります。
また、グリーン車料金や、通勤に必要とは言いにくい追加料金は、非課税の対象に含まれにくいものです。会社が特別に支給する場合でも、税務上は給与扱いになる可能性があります。
経理がルートを確認するのは、社内規定だけでなく税務処理を正しく行う目的もあります。確認されたら、感情的にならず、実際に使っている経路、定期券の金額、会社に申請した理由を整理して伝えることが大切です。誤って申請していた場合は、早めに訂正を申し出ましょう。
まとめ
会社に一番高いルートの交通費を申請していても、そのルートを実際に使っており、会社の規定上も合理的と認められるなら、問題にならない場合があります。しかし、実際には使っていない高いルートで申請している場合は、不正受給と判断されるおそれがあります。
不正受給と見られると、差額の返還、注意、懲戒処分などにつながる可能性があります。さらに、税務上も通勤手当が非課税になるのは合理的な経路に基づく金額であり、事実と違う申請はリスクがあります。
経理に確認されたら、まず実際の通勤経路と申請内容を見直しましょう。間違いがあれば早めに修正し、必要に応じて差額の扱いを相談することが大切です。通勤手当は毎月の家計を助ける制度ですが、正しく申請してこそ安心して受け取れます。
出典
国税庁 No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当
全国労働基準関係団体連合会 「かどや製油事件」
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー
