コワーキングスペースでオンライン会議をしていたら「通話は専用ブースでお願いします」と注意されました。利用料を払っていて周囲の席も空いているのに、移動しなければならないのでしょうか？
すでに利用料を支払っていると、「空いている席で話すだけなのに、なぜ移動が必要なのか」「ブースが有料なら、さらに料金を払わなければならないのか」と疑問に感じるかもしれません。
本記事では、オンライン会議をするときに確認したいルールと、追加料金を抑えるためのポイントを解説します。
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目次
コワーキングスペースの利用料に含まれる範囲
コワーキングスペースでは、基本料金を支払えば自由席を利用できる一方、会議室や個室、通話ブースなどは別の扱いになっている場合があります。そのため、利用料を払っているからといって、施設内のどこでも自由にオンライン会議ができるとはかぎりません。
利用できる設備や通話可能な場所は施設ごとに定められているため、「オープンスペースでの通話は禁止」「Web会議は専用ブースのみ」などのルールが設けられている場合は、その決まりに従う必要があります。
例えば、月額契約をせず必要なときだけ利用する「ドロップイン」の場合、料金に含まれているのが共用席とWi-Fiだけというケースがあります。そのため、電話ブースや会議室を利用する場合は、別途料金が必要になることもあるため注意が必要です。
こうした追加料金の有無を把握するためにも、利用料金だけを見るのではなく、その料金でどの設備やサービスまで利用できるのかを確認しておくことが重要です。
オンライン会議で専用ブースを求められる背景
「周りに誰もいなければ、通話しても問題ないのでは」と考える人もいるでしょう。しかし、施設側はその時点の混雑状況だけを見て、利用ルールを決めているわけではありません。
オンライン会議の途中で別の利用者が近くの席を使い始めると、話し声が仕事の妨げになる可能性があります。また、利用者ごとに通話の可否を判断すると、ルールを公平に運用しにくくなるでしょう。そのため、あらかじめ通話できる場所を限定している施設も見られます。
また、オンライン会議では取引先名や売り上げ、顧客情報などを口にする場面もあるでしょう。共用スペースで話すと、会話の内容を第三者に聞かれるおそれがあります。
こうした騒音や情報管理リスクを抑えるの目的で、専用ブースの利用を求めている施設も見られます。周囲の席が空いている場合でも、通話場所に関するルールが設けられている場合は、その決まりに従うのが基本です。
専用ブースへの移動を求められたときは、利用規約や館内案内を確認し、指定された場所でオンライン会議を行うとよいでしょう。
コワーキングスペース選びで確認したい料金と利用条件
オンライン会議を頻繁に行う人が特に確認したいのが、専用ブースの料金です。施設によっては基本料金に通話ブースの利用料が含まれていますが、30分や1時間ごとに追加料金がかかるケースもあります。
こうした料金体系は月額会員でも同様で、会議室や個室だけは別料金が設定されていることも珍しくありません。例えば、基本料金が安い施設でも、週に何度も有料ブースを利用すれば、結果的に毎月の負担が大きくなる可能性があります。
一方、基本料金が多少高くても、通話ブースを無料で利用できる施設のほうが、使い方によっては総額を抑えられます。そのため、料金を比較するときは、月額料金や1日の利用料だけを見るのではなく、「オンライン会議を何回するか」「ブースを何時間使うか」まで考えることが大切です。
また、予約制のブースを利用する場合は、利用時間だけでなく、利用時間の上限やキャンセル料についても確認しておくと安心です。こうした条件を把握せずに利用すると、会議のたびに追加料金が重なり、想定していた以上に仕事場所にかかるコストが膨らむ可能性があります。
利用料金と通話ルールを確認して自分に合う施設を選ぼう
コワーキングスペースの利用料を払っていても、「オンライン会議は専用ブースで行う」と定められている場合は、そのルールに従う必要があります。
また、専用ブースの利用料が基本料金に含まれておらず、追加料金がかかるケースも見られます。オンライン会議を頻繁に行う人は、月額料金やドロップイン料金だけで判断せず、ブースの料金や利用条件まで確認しておくことが大切です。
予定外の出費を防ぐためにも、自分の利用頻度を踏まえて総額を比較し、使い方に合ったコワーキングスペースを選びましょう。
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
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