片づけの美学107　DMや後日使う書類の保管ができない……おすすめアイテムは？

郵便物やポストインされるチラシ、会社・学校などで受け取る大切な書類など、捨ててもよいモノ～重要度の高いモノまで、本当にいろいろな書類が毎日のように届きますね。
 
時間に余裕があり、スペースにも余裕があれば、仕分けは簡単かもしれませんが、そんな理想的な状況ばかりでもないでしょう。気が付けば、テーブルの上が書類で山積み。提出期限が近いあの書類はどこ？　なんてことも。
 
家族の人数が増えるほど、書類が増えるし、情報も多くて混乱は増すばかりです。では、どう保管すると、トラブルは減るの？　ミスを防ぐ方法は？　そんな疑問にお答えします。

忙しい人におすすめ「全部まとめて管理」

すべての書類を、1つのファイルケースに入れて管理する方法が、忙しい人や書類整理が苦手な人におすすめです。ファイルケースを収納する場所は、リビングやダイニングテーブルの近くなど、書類を持ち込む場所がよいでしょう。
 
書類ごとの細かい分類はおすすめしません。理由は、細かく分けるほど、どこにしまったか忘れてしまうからです。
 
ファイルケースに入れるメリットは3つ。

1.ケース内に収まる分しか入らない
2.書類を立てて、コンパクトに収納できる
3.書類がバラバラにならない

当然ですが、書類を全部まとめると、量が多くなります。「必要な書類を探すのが大変になるのでは？」と思われるかもしれません。探し物を出さないために、簡単なルールが3つあります。それさえ守れば、一括管理はすごく楽です。
 

■全部まとめて管理のルール(1)

まとめ管理のファイルに入れる前に、「絶対使わない処分する書類」と「使う可能性あり」に分けること。絶対使わない書類まで入れてしまうと、量が膨大になります。使わない書類は届いた当日中に処分しましょう。
 

■全部まとめて管理のルール(2)

まとめ管理の場所に入れる時は、必ず上に重ねる。
 
必ず上に重ねることで、書類は時系列に並んでいます。最近の書類を探したいなら上あたり。少し前なら、ちょっと下。と、おおよその目安をつけられるので、探し物が楽になります。
 

■全部まとめて管理のルール(3)

書類を探した時や時間がある時に、中身を全部チェックする。目安は3週間に1回は見るように調整してください。
 
提出を忘れている書類や期限切れのクーポンなどを見つけて、提出する・捨てるなどしましょう。中身をチェックすることで、忘れている書類やチラシのことも思い出すことができます。
 
3つのルールを守りながら書類を足していくだけで、家庭で貯まる書類は十分管理できます。必要な書類は、必ずファイルをのぞけばあるという安心感があります。維持管理を続けて、ラクラクに書類管理をマスターしていただければと思います。
 

子どもがいる家庭必須「子ども別ファイル」

子どもの学校・幼稚園保育園なども書類が多いですね。家庭の書類と合体させると、量が多くなるので、別にしましょう。書類を追加する時は時系列で貯めていくことをお忘れなく。収納するのは、一般的なクリアファイルで十分です。
 
子どもが複数いる場合は、その子専用のファイルを作ると便利です。見やすい場所に、大きく名前を書いておけば、管理が楽になるかもしれません。
 
近々の行事のお知らせなどもきちんとファイルしてあれば、見えるところに貼っておく必要はないと思います。行事など終わったお知らせプリントは随時処分していくと、ファイルが膨大にはなりません。
 

書類は、「期限」で処分していくとスッキリ

捨てる？　捨てていいの？　で迷うことが多い書類。迷うくらいなら、残したまま、時々チェックして、「もうこれ以上保管してもいらないな」と思えたら時、処分すればよいと思います。
 
そのためにも、時々チェックせざるを得ない状況を作ることが大切です。ご自宅に届く書類をまとめて管理して、スッキリの書類ケースを目指しましょう。
 
執筆者：奥野愉加子
美学のある暮らし 代表