東京〜大阪の出張で指定席が取れず、やむを得ず「グリーン車」で行くことに。差額分は自腹になるのでしょうか…？

東京〜大阪の出張でグリーン車利用、差額は誰が負担する？

東海旅客鉄道株式会社（JR東海）によると、特急・急行のグリーン料金は乗車区間の営業キロで決まります。東京から新大阪までの営業キロは約553キロのため、グリーン料金は5400円です。
 
ただし、グリーン車を利用する場合の特急料金は、普通車の指定席特急料金から530円引きになるため、指定席からグリーン車に変えたときの実質的な差額は片道4870円、往復では9740円となります。
 
この約1万円の差額を経費として会社が負担してくれるのか、自己負担になるのかが問題です。
 
出張は会社の指示に基づく業務であり、移動にかかる費用はその実費にあたるため、実務上は会社が負担することが一般的です。ただし、どの範囲まで会社が負担するかは、勤務先の就業規則や旅費規程などで定められていることがあります。
 
どこまでの費用が経費に含まれるかは、会社によって「出張旅費規程」などが定められている場合もあるため、確認が必要でしょう。規定で「経費に含まれるのは普通車指定席まで」と決まっている場合、グリーン料金は自己負担になる可能性があります。
 
会社の旅費規程や個別の承認によっては、やむを得ない事情がある場合にグリーン車の利用が認められることも考えられます。今回のように「指定席が取れなかった」という事情が認められるかどうかは会社の判断によるため、確認してみるとよいでしょう。
 

自腹にならないために残しておきたい証拠

指定席が取れずグリーン車を利用した場合、差額分が自腹にならないようにするために気をつけたいことがあります。
 
会社に経費として認めてもらうためには、グリーン車の利用がその出張で必要だったと説明できるものを残しておくことが大切です。今回の場合は、列車の領収書のほか、普通車が満席で指定席が取れなかったという状況を説明するメモなどを残しておくとよいでしょう。
 

出張前に確認すべき社内ルールとは

出張前には、自分の会社に出張旅費に関する規定があるか確認しましょう。規定がある場合は、次のようなポイントをチェックすることをおすすめします。

・やむを得ない理由によりグリーン車を利用する場合は経費で落とせる旨が記載されているか
・グリーン車の利用が一定以上の役職者のみに制限されていないか
・特急料金の支給が距離を基準にして定められていないか

また、旅費規程がない場合であっても、出張にグリーン車を利用することが職務遂行のために必要と判断されれば、経費として認められる可能性があります。グリーン車のチケットを購入する前に、上司や管轄部署に確認してみるとよいでしょう。
 

差額分を誰が負担するかは会社の規定や上司などの判断による

出張で指定席が取れずグリーン車を利用することになった場合、差額分を誰が負担するかは会社の規定によります。出張旅費に関する規定が定められている場合は、内容をよく確認しておきましょう。
 
規定で「経費に含まれるのは普通車指定席まで」と決まっていても、やむを得ない理由がある場合は経費で落とせる可能性もあります。
 
旅費規程がない場合であっても理由によっては経費として認められる場合があるため、上司や管轄部署に確認してみましょう。
 

出典

東海旅客鉄道株式会社
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー

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