新幹線切符の領収証をもらい忘れた……！「発行・再発行の手順」と「領収書なしで経費処理する」方法

出張などで新幹線の切符を購入した際、領収書をもらい忘れてしまった経験はありませんか？
 
領収書がなければ、経費の申請ができず、自身で負担しなければならない……。そう思われる人も多いでしょう。
 
しかし、購入時にもらい忘れた場合でも、領収書の発行・再発行が可能なケースがあります。
 
そこで、本記事では、購入時以降の領収書の発行手順や、万が一発行できなかった場合の経費処理の方法についても解説します。

購入時にもらい忘れた領収書は後から発行可能！ 四つのパターン別に解説

新幹線切符の領収書が発行されるのは、原則購入時です。窓口や列車内で購入した場合は、係員から受け取り、券売機で購入した場合は、ガイダンスに従って操作することで、領収書を発行できます。
 
領収書発行に対応していない券売機で購入した際は、切符を駅係員に提示することで、発行が可能です。
 
ただし、一定の条件を満たしていれば、購入時以外でも発行が可能なケースがあります。
 
ここでは、JR西日本（西日本旅客鉄道株式会社）を例に、購入日当日、翌日以降、あるいは紛失時の領収書発行方法を解説します。
 
さらに、インターネット予約サービスを利用して、切符を購入した場合についてもご紹介しますので、参考にしてください。
 

当日の発行

購入した際に領収書をもらい忘れ、当日に気づいた場合は、切符を駅の窓口に提示することで発行できます。
 
クレジットカードで購入した場合は、クレジットカードの利用票の提示でも、発行が可能です。
 
ただし、現金での購入の場合、発行依頼のタイミングにかかわらず、手元に切符がない状態（切符利用後など）では、支払い状況の確認がとれないため、領収書の発行はできません。
 
また、乗車する新幹線の運行会社以外の鉄道会社や旅行会社で購入した切符の領収書は、駅の窓口では発行できないため、販売元に確認しましょう。
 

翌日以降の発行・紛失時の再発行

翌日以降の発行や、紛失時の再発行に関しては、基本的に当日の発行と同様です。購入した切符、あるいは購入時のクレジットカードの利用票を駅の窓口で提示することで、発行できます。
 
領収書の発行期限は、特に設けられていないため、もらい忘れに気づくのが遅れても、慌てずに対処しましょう。
 
ちなみに、JR東海（東海旅客鉄道株式会社）の場合、もらい忘れや紛失時の領収書の発行は、乗車券類の発売日・発売箇所・窓口・区間などを確認したうえで、その可否を判断することとなっています。
 
各社で対応が異なる場合もあるため、事前に問い合わせることをおすすめします。
 

記載内容変更による再発行

領収証の再発行が可能な場合は、以下のとおりです。
 

●宛名の変更：個人名から、会社名への変更 など
●様式の変更：券売機で発行した領収書から、手書きの領収書への変更 など
●金額の分割：複数人の切符を1枚の領収書で発行したあと、領収書を分割して発行し直す など
●金額の統合：2カ所の駅で発行された、2枚の領収書の金額を合計して、1枚の領収書にする など（同じ鉄道会社の場合に限る）

 
これらの条件に当てはまる場合は、切符を購入した鉄道会社の駅窓口に、元の領収書を提示することで、再発行できます。
 

インターネット予約サービスで購入した場合の発行

インターネット予約サービスを利用して、新幹線切符を購入した場合は、予約サイト内で発行できます。
 
例えば、JR東海・JR西日本・JR九州（九州旅客鉄道株式会社）が運営する、東京駅から鹿児島中央駅間対象の「エクスプレス予約」では、新幹線予約完了日の翌日から、最大15ヶ月後まで、領収書の発行が可能です。
 
また、JR東日本が運営する、新幹線や特急列車の切符をインターネット上で購入できるサービス「えきねっと」では、支払い完了日から乗車日の6ヶ月後までが、領収書発行期限となります。
 
購入時のもらい忘れが心配な場合は、予約サービスの利用を検討してみるのもよいでしょう。
 

再発行できない場合の経費処理 おさえておきたい二つの方法

基本的に、交通費の経費処理には、領収書が必要です。
 
しかし、切符使用後にもらい忘れに気づいた場合や、なんらかの理由で再発行ができない場合でも、交通費精算書（旅費精算書）あるいは出金伝票で、代用可能なケースもあります。
 
それぞれの作成・提出におけるポイントをみてみましょう。
 

交通費精算書（旅費精算書）

交通費精算書（旅費精算書）は、業務を遂行する際にかかった交通費の精算に利用する書類です。
 
交通費精算書を作成する場合は、必ず以下の項目を明記しましょう。
 

●申請日
●氏名
●利用日
●訪問先
●利用した交通機関
●出発地・到着地
●支払い金額
●片道・往復

 
実際に領収書なしで受理されるかは、会社の判断に委ねられます。
記載漏れなどのミスがないように作成して、提出期限を守って提出しましょう。
 

出金伝票

出金伝票は、取り引きによるお金の動きを記録するために使う、経理伝票の一種です。
 

●申請日
●氏名
●使用する勘定科目（切符の領収書代わりにする場合は旅費交通費）
●支出内容
●支払い金額

 
上記に加え、摘要欄に出発地・到着地、往復・片道、移動の目的などの詳細を記載することで、出金伝票の信ぴょう性を高められる可能性があります。
 
ただし、交通費精算書と同様に、受理されるか否かは、会社判断となります。
 
領収書の代わりに提出する場合は、事前に経理担当者に経緯を説明して、了承を得ておきましょう。
 

領収書の発行忘れには落ち着いて対処することが大切

新幹線切符の領収書をもらい忘れた場合でも、購入した切符やクレジットカードの利用票があれば、後からの発行・再発行が可能です。
 
また、インターネット予約サービスを通して購入すれば、最大15ヶ月間、都合のよいタイミングで領収書を発行できます。
 
いずれにも当てはまらない場合や、なんらかの理由で発行手続きが行えない場合でも、必要書類を丁寧に作成することで、経理処理できるケースもあります。
 
切符購入時にもらい忘れた場合は、ご紹介した方法を参考に、落ち着いて対処しましょう。
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー