年末調整の書類を失くしてしまった…。そんな場合どう対策すべき？

年末は仕事もプライベートも忙しくなる時期です。そんな中で渡される年末調整の書類。後から書くつもりがいつの間にか紛失、なんてこともあるでしょう。
 
今回は年末調整の書類をなくしてしまった場合の対応についてのお話です。

そもそも年末調整は何のために行う？

年末調整とは、1年間の所得と控除について再計算し、正しい税金の額を確定させる手続きです。多くの場合、年末調整によって払いすぎた税金が返ってくることになります。
 
なお、年末調整は副業の収入や他の事業所から受け取った給与については対応できないため、そのような部分については自身の確定申告によって行うことが必要になります。

会社から配布される年末調整の書類をなくした！ どうすればいい？

年末調整の時期が近づくと会社から年末調整に必要な書類として次のような書類が渡されます。
 
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の保険料控除申告書
・基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
 

3枚とも見慣れない書類であり、一見記載が難しそうであるため後回しにしようと保管していたはずが気づけばなくしていたということもあるでしょう。そういった場合でも年末調整の書類は再発行することが可能ですので、ご安心ください。
 
具体的には会社の年末調整担当の方に予備で保管されている書類をもらうか、国税庁のHPより自身で印刷することで新しい年末調整書類を入手することができます。

年末調整に必要な控除証明書をなくしたときは？

年末調整において控除を受けるために必要な各種控除証明書をなくしてしまった場合は、会社から配布される年末調整の書類をなくしたときのようにはいきません。この場合、それぞれの発行元に問い合わせて再発行の手続きを行う必要があります。
 
例えば、生命保険や地震保険の控除証明書、住宅ローンの残高証明書、前職の源泉徴収票などが挙げられます。これらは基本的に年末調整の時期よりも前に送られてくるため、なくしてしまうことの多い書類です。
 
再発行の手続きは発行元となる会社などによって異なりますが、おおむね1週間から2週間程度かかることが想定されます。年末調整に必要な控除証明書が届いたら年末調整の開始時期までしっかりと保管しておくようにしてください。

年末調整に間に合わないときは？

必要な書類をなくしてしまうなどして年末調整に間に合わなかった場合は、ご自身で確定申告をすることになります。自身で確定申告を行うのは会社で年末調整を受けることに比べて手間がかかるため、可能な限り年末調整で済ましておきたいところです。
 
なお、令和2年度分の所得における確定申告の期限は令和3年2月16日より令和3年3月15日までとされています。

年末調整に必要な書類はなくしても再発行できる

年末調整のために会社から配布される書類である、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書などはなくしてしまっても会社から予備をもらったり、自分で国税庁のHPなどから印刷することで即日取得が可能です。
 
対して生命保険の控除証明書など、各種の控除証明書は自身で発行元に問い合わせて再発行することになり、手元に届くまでおおむね1週間から2週間程度かかることが想定されます。
 
年末調整の書類はなくさないようにすることが大切ですが、再発行が可能なため、万が一なくしてしまっても落ち着いて対応するようにしてください。
 

出典
国税庁　年末調整がよくわかるページ
国税庁　申告と納税
 

執筆者：柘植輝
行政書士