出張宿泊費は「1泊8000円まで」と会社規定にあります。しかし“都心のビジネスホテルは“どこも1万円超え。差額はやはり自腹でしょうか？
とはいえ、出張は業務の一部なので、社員に過度な自己負担が生じる設計はトラブルになる可能性があります。ここでは、自腹になる典型例と、自己負担を避けるためにできる動きを整理します。
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まず確認したいのは規定が「上限付き実費」か「定額」か
宿泊費の決め方は大きく2種類あります。1つは実費精算で、ただし上限を超える分は原則対象外という形です。もう1つは、地域に関係なく定額を支給する形です。実務では前者が多く、規定の書き方も上限付き実費になっている例が見られます。実費精算でも、やむを得ない事情がある場合は別途協議としている会社もあります。
規定が上限付き実費なら、規定通りに読むと上限を超えた分は対象外になりやすいです。ただし、上限内でそもそも宿が確保できない場合まで自己負担を固定してしまうと、業務遂行に支障が出ます。規定と運用の間をどう埋めるかが焦点になります。
差額が自腹になりやすいケースと、会社負担になりやすいケース
自腹になりやすいのは、上限内で泊まれる宿があるのに、本人の好みで高いホテルを選んだ場合です。上限は必要以上に豪華な宿泊を防ぐ目的があるため、事前承認なしで超過すると通りにくいです。
一方で会社負担になりやすいのは、業務上の理由で上限内の宿が現実的でない場合です。たとえば、当日の会議開始が早く移動が困難、会場周辺が満室、治安や移動時間の観点で上限内だと業務に支障が出る、といった事情です。
宿泊費は出張に通常必要な費用として扱われる、という考え方も税務上の整理として示されています。会社としても、業務に必要な出張をさせておきながら宿の確保ができない状態を放置すると、現場の不満が溜まりやすくなります。
自己負担を避けるために、出張前にやると通りやすい動き
大切なのは、出張後に揉める形ではなく、出張前に根拠をそろえて承認を取りに行くことです。
具体的には、上限内のホテルを複数探したが満室だった、上限内だと会場から遠く移動時間が大きい、結果として早朝移動や追加交通費が必要になる、といった事実を示すと説明が通りやすくなります。予約サイトの検索結果の画面保存や、候補ホテルの料金と距離のメモは役に立ちます。
さらに、会社手配や法人契約の宿を使えるなら、それが最もよいでしょう。個人が立て替える形は、どうしても上限超過の判断が後追いになりやすいからです。規定が現状に合っていないと感じたら、例外の扱いを規定に入れる提案も現実的です。実際に、やむを得ない事情のときは別途協議としている規程例もあります。
まとめ
宿泊上限8000円を超えたら必ず自腹、とは限りません。規定の書き方と運用次第で、やむを得ない事情が認められれば会社負担になる余地があります。ポイントは、出張前に上限内で確保が難しい根拠をそろえ、上司や総務に例外承認を取りに行くことです。迷う場合は会社に事前相談することで、トラブルを避けやすくなるでしょう。
出典
国税庁 No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い
社会保険労務士法人 ジオフィス ホテル代が高騰して、出張旅費 宿泊費 はどうなる
SMBCコンサルティング 三井住友カード法人 出張旅費規程の作り方
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
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