フリーランスの友人に「経費をうまく計上すれば税金を減らせる」と言われました。カフェ・スマホ代など、確定申告で“やりすぎ”と判断されるラインはどこでしょうか？
この記事では、経費として認められる基本ルールから、グレーになりやすい支出の考え方、税務調査で見られやすいポイントまでを整理し、安心して確定申告するための線引きを解説します。
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目次
経費として認められるかどうかの基本ルール
税法上の「経費」とは、事業の収入を得るために直接必要な支出を指します。生活費や趣味の支出、業務との関係が薄い出費は、たとえ金額が少額であっても経費としては認められません。
たとえば、取引先との打ち合わせでかかった交通費や、仕事に使うパソコンやソフトウェアの購入費用、クライアントとの会食費などは、内容が明確であれば経費として計上できます。また、自宅を仕事場として使っている場合は、家賃や光熱費のうち業務に使った分を「家事按分」という方法で一部だけ経費として処理できます。
カフェ代や飲み物はどう考えるべき？
カフェでの作業にかかる飲食代については、業務との関係性をどこまで証明できるかがカギです。パソコンを開いて仕事をしていたからといって、自動的に経費になるわけではありません。
たとえば、クライアントとの打ち合わせで利用したカフェでの飲食代であれば「接待交際費」として認められることがあります。一方で、自宅近くのカフェで一人で過ごした場合、業務との関連性が薄く、税務署から生活費と判断されやすくなります。
経費として計上するには、「誰と・何の目的で・どのような内容だったか」を記録しておくことが求められます。レシートや支払明細とともに、スケジュール帳やメモで内容を残しておくと安心です。
スマホ代やインターネット代はどう扱うべき？
スマホ代やインターネット代は、仕事とプライベートの両方で使われている支出であるため、全額を経費にするのは原則として認められません。
経費として計上するには、使用割合を合理的に計算して按分する必要があります。たとえば、業務で使っている通話やデータ使用量が全体の半分程度と説明できる場合は、その50％だけを経費にすることが可能です。
このとき、通話履歴やスクリーンタイムの記録など、客観的なデータがあると税務署も判断しやすくなります。逆に、根拠のない割合を主張して全体の大半を経費として申告すると、税務調査で否認される可能性が高くなります。
経費として認められにくいものと注意点
「仕事に関係がある」と自分で思っていても、税務署が認めない支出は少なくありません。とくに次のような支出には注意が必要です。
・明らかに私的な生活費
・友人との私的な会食費や娯楽費
・目的や証拠が曖昧で説明できない支出
たとえば、「毎日カフェで作業していたから」という理由だけで頻繁に飲食代を経費として計上すると、税務署は生活費の混入を疑います。必要な記録がなく、支出の妥当性を説明できない場合は、経費として認められず追徴課税が発生するリスクもあります。
税務調査で見られる“やりすぎ”のラインとは
税務調査の対象となった場合、調査官が最も注目するのは「その支出が仕事に本当に必要だったのか」という点です。次のようなケースは、特に指摘されやすくなります。
・カフェ代や日用品など、業務との境界が曖昧な支出が多い
・レシートや利用明細が保存されていない
・スマホ代や家賃の按分割合が極端または根拠がない
経費として正しく申告するためには、支出の背景や目的を自分の言葉で説明できるようにしておくことが重要です。特別なテンプレートや書式は必要ありませんが、ノートやスプレッドシートなどで使途をメモしておくと、万一の調査でもスムーズに対応できます。
まとめ
経費をうまく使うことは、フリーランスにとって重要な節税対策のひとつです。ただし、なんでも経費にすれば良いというわけではなく、「業務との関係性を説明できる支出」だけが対象になります。
カフェ代やスマホ代といったグレーな支出でも、記録を残して合理的に説明できれば、経費として認められる可能性があります。逆に、説明できない支出を無理に計上すると、税務調査で否認されてしまい、余計な負担を背負うことになりかねません。
経費の申告においては、「何に、なぜ使ったのか」を丁寧に記録することが、正確な節税とトラブル回避の第一歩になります。税金のルールを理解しながら、事業に必要な支出を正しく計上していきましょう。
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー
